Меню

Как заверить документ бесплатно



Как правильно заверить копию документа

В современной бухгалтерской жизни копии документов требуются буквально на каждом шагу. Благодаря повсеместному распространению сканеров, копиров и принтеров, изготовление копий перестало быть проблемой. Однако зачастую нужна не простая, а заверенная копия документа. В настоящей статье мы расскажем, что понимается под этим термином, как правильно следует заверять копии, и приведем образцы правильного заверения.

Зачем нужно заверять копии

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст) делит все копии, которые снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Бесплатно получать требования из ИФНС и отправлять запрошенные документы через интернет

Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.

В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Обратите внимание: облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса « Коннектор Контур.Экстерн ». Он дает возможность подготовить и отправить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно, при этом в час уходит примерно 9 тысяч документов. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.

Бесплатно подключиться к «Контур.Экстерну» со своей электронной подписью

Чем руководствоваться при заверении

Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТом Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ).

Также рекомендации по оформлению копий документов приведены в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ , в письмах Минфина от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142 и от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336 .

СОВЕТ. Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.

Кто вправе заверять документы

Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.

Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.

Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.

Читайте также:  Как ныне сбирается вещий олег слушать онлайн бесплатно

Проверить контрагента на признаки фирмы‑однодневки и наличие дисквалифицированных лиц

Образец правильного заверения копии документов

По ГОСТу отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись». Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа.

Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия. Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е. внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы. Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск.

Если же копия выдается для представления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия. А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая есть в компании). Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ). Нужна ли на копиях для «внешнего» использования печать ИП (если она у него имеется)? В госстандарте нет ответа на этот вопрос. Следовательно, формально, ИП может не ставить свою печать.

ВНИМАНИЕ. При заверении «внешних» копий нельзя использовать печати подразделений (отдела кадров, канцелярии и т.п.). Такой запрет установлен в ГОСТ.

Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой. При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.

Приведем примеры правильного заверения копий.

1. Копия для «внутреннего» использования без печати

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

2. Копия для «внутреннего» использования с печатью

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

3. Копия для «внешнего» использования

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-НДФЛ за 2018 г.

4. Копия для «внешнего» использования, если документ хранится не в деле или не в папке

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019».

Читайте также:  Itunes как найти бесплатные фильмы

5. Заверение многостраничного документа для «внешнего» использования

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-с/ф за 2018 г.

Бесплатно сдавать налоговую отчетность и отвечать на требования ИФНС через интернет

Как заверить копии уставных документов

Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.

Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).

Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.

Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке

Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»

ГОСТ не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.

СОВЕТ. Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов. Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.

В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.

Источник

Бесплатное заверение документов

Мне надо заверить документы бесплатно.

Мне инвалиду 2 группы(дееспособен) надо заверить на того кому доверяю получение почты(любой), пенсии.

моему родственнику пенсионеру надо заверить завещание, в отношении имущественных отношений.

на оплату натариуса денег нет.

как я понял мне надо обращатся в администрацию своего города, чтоб глава или его уполномоченный мне заверили документы.

мне писать заявление в администрацию города чтоб заверили ? отвечать они могут месяц, это долго. будут уточнения ?

Я звонил в администрацию и сотрудник правового отдела администрации сказал по телефону что они не заверяют, я сказал что в городе нет государственных натариусов и мне надо заверить в администрации и моему родственнику пенсионеру надо заверить. сотрудник администрации правового отдела сказал чтоб я писал им заяву и если они должны заверить, то заверят.

Читайте также:  Как открыть rvf бесплатно

— начальник почты ОПС отказал мне сославшись на натариуса чтоб я там заверял за оплату. на почте по ГК РФ ст 185 п.3 «Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу, которое вправе удостовериться в личности представляемого и сделать об этом отметку на документе, подтверждающем полномочия представителя. «

Инструкция: «Именно на почте Вы напишете доверенность на ТО лицо, которое вместо Вас будет эту пенсию получать, а начальник ОПС должен Вашу подпись на Вашей доверенности, выданной Вами ИНОМУ лицу, удостоверить.»

Ответы юристов ( 1 )

Уважаемый Дмитрий! Здравствуйте! Ответы на Ваши вопросы в некоторой степени содержаться в ст.185.1 ГК РФ (привожу текст полностью — СПС «Консультант плюс»):

Статья 185.1. Удостоверение доверенности
(введена
Федеральным законом от 07.05.2013 N
100-ФЗ)
1. Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной
формы, на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок, а
также на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами
должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных
законом.
2. К нотариально удостоверенным доверенностям
приравниваются:
1) доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на
излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, которые
удостоверены начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской
части, а при их отсутствии старшим или дежурным врачом;
2) доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских
частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных
контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности
работников, членов их семей и членов семей военнослужащих, которые удостоверены
командиром (начальником) этих части, соединения, учреждения или
заведения;
3) доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы,
которые удостоверены начальником соответствующего места лишения
свободы;
4) доверенности совершеннолетних дееспособных граждан,
находящихся в учреждениях социальной защиты населения, которые удостоверены
администрацией этого учреждения или руководителем (его заместителем)
соответствующего органа социальной защиты населения.
3. Доверенность на получение заработной платы и иных платежей,
связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и
изобретателей, пенсий, пособий и стипендий или на получение корреспонденции, за
исключением ценной корреспонденции, может быть удостоверена организацией, в
которой доверитель работает или учится, и администрацией стационарного лечебного
учреждения, в котором он находится на излечении. Такая доверенность
удостоверяется бесплатно.
4. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью
его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом
и учредительными документами.

уточняю вопрос возможно я неправильно выразился.

суть вопроса в том что мне надо чтоб натариус или другой уполномоченный заверили документы бесплатно.

я не военнослужащий, не заключенный, не работаю чтоб мне на работе руководитель заверил, не болею чтоб мне заверили в больнице, не имею контакта с учреждением социальной защиты чтоб там заверили.

-государственный натариус бесплатно заверяет Инвалидам, Пенсионерам доверенности, завещание ?

-если государственный натариус отсутствует в городе это должен делать глава города или его уполномоченный ?

-что мне надо сделать чтоб мне это заверили ?

(возможно бесплатное заверение регулирет не только ГК РФ, но еще другими законами)

Источник